FUNCIONAMIENTO
El Comité se reunirá con una periodicidad quincenal, Jueves por medio de 13:00 a 15:00 hrs en la oficina del Comité ubicada en dependencias del Hospital Luis Calvo Mackenna o en otra oficina que se señale en la citación.
La convocatoria a las sesiones las hará la Secretaria mediante mail, aunque al finalizar casa sesión se fija la próxima. Por tanto, esta convocatoria de la Secretaria sólo tiene una función recordatoria.
La tabla de cada sesión estará disponible en la plataforma web.
Esta reunión es presidida por el Presidente del Comité y en ella se tratan los temas estipulados en la tabla de la reunión elaborada para ese día.
Los investigadores, patrocinadores o financiadores pueden asistir a una reunión del CEC para responder a las preguntas acerca de los protocolos y los documentos asociados, pero no estarán presentes cuando el CEC toma las decisiones acerca de su aprobación o rechazo.
En primer lugar, se informan los temas varios.
En segundo lugar, se discuten aquellos protocolos que fueron asignados para revisión en la reunión anterior. El Presidente dará la oportunidad a cualquier miembro de retirarse en caso de presentar algún conflicto de interés que lo inhabilite a opinar y votar con relación al proyecto en cuestión, dejando constancia en el acta de la sesión. Cada revisor expone las razones de su decisión respecto a ese documento lo que es discutido por todos los integrantes asistentes al Comité. Si no hay acuerdo entre los revisores, se puede entregar a un tercer o cuarto revisor para evaluar y/o a un revisor externo. Si aún no hay acuerdo, el documento debe ser analizado por todos los integrantes y discutido en una próxima reunión. Si en esta oportunidad no hay consenso, se procederá por votación y el protocolo será aprobado o rechazado cuando obtenga el 50% más 1 de los votos de aprobación o rechazo según sea el caso. No obstante lo anterior, un protocolo para ser aprobado requiere la aprobación de todos los integrantes.
Finalmente, se presentan los documentos recibidos para evaluar entre el primer día después de la última reunión y el último día antes de la reunión que se realiza. Cada protocolo recibido y su respectivo Consentimiento Informado o Asentimiento Informado es asignado, al menos, a dos integrantes del Comité para su evaluación. Esta asignación es virtual, ya que cada revisor ingresará, posteriormente, al protocolo asignado para llenar la pauta de revisión. Este sistema elimina, por completo, la circulación de documentos impresos, sin perjuicio de que estos se puedan imprimir desde el sistema en caso de ser requerido por quien tenga acceso a él por medio de su clave.
Finalmente, se registrará en el Acta los miembros asistentes e inasistentes justificados o no a cada reunión, lo que reemplazará la firma de la lista de asistencia. A este archivo, una vez terminada la reunión sólo puede acceder el presidente y/o administrador del sistema, de manera que no pueda ser alterado.
El registro de todo lo informado, conversado y discutido en la reunión se hace directamente en la plataforma virtual, accediendo directamente a la tabla de la reunión en la cual se incorpora lo discutido en cada tema, los desacuerdos y acuerdos. Esta tabla, una vez que se le ha incorporado lo tratado en la reunión pasa automáticamente a constituirse en el Acta de esa misma reunión.
A todo lo registrado en el Acta acceden todos los participantes de la reunión ya que esta se proyecta por medio de data show. De esta forma se puede ver lo que quedará estipulado en el Acta y se supone aprobada si no se hace en el momento ningún reparo. De todas maneras, el Acta quedará en el sistema y accesible para que los integrantes puedan agregar algún comentario. Si pasados dos días desde que el Acta estuvo disponible en el sistema, no hubo comentarios, esta se da por aprobada y queda también en el sistema disponible para ser consultada por todos los integrantes del Comité. En caso de existir alguna observación al Acta esta será rectificada en la próxima reunión si hay acuerdo entre los integrantes.